Eine Entlastung durch Digitalisierung klappt aber erst, wenn Mitarbeiter sich auf anderes Arbeiten einlassen, das beschreibt Tabea Petz, Bereichsleiterin Therapieplanung der Rehaklinik Bad Boll, im Gespräch mit Silke Herbrand.

Frau Petz, schön, dass Sie sich heute die Zeit nehmen, mir am Beispiel der Therapieplanung zu erläutern, wie Sie in einer großen Rehaklinik den Spagat meistern zwischen verlässlicher Planung und reaktionsschneller Flexibilität. Eine gute Therapieplanung soll ja die Erwartungen der Patienten mit den vorhandenen therapeutischen Möglichkeiten optimal zur Deckung bringen, auch wenn’s Störungen gibt. Wirtschaftlich laufen soll es natürlich ebenfalls.

Was macht Ihnen bei Ihrer Arbeit eigentlich am meisten Freude?

Die Arbeit in der Therapieplanung ist lebendig. Es wird nie langweilig. Diese Planungstätigkeit bietet für mich die perfekte Mischung aus einem Bürojob und Patientenkontakt. Als Mitarbeitende der Therapieplanung muss man Teamplayer sein, wir sind ja die Schnittstelle zu verschiedensten Abteilungen im Haus. Diese Schnittstellenarbeit mit der Aufgabe, alle Anliegen möglichst gut unter einen Hut zu bekommen, macht mir großen Spaß.

Planen ist ja nicht so schwer, wenn Kapazitäten im Überfluss da sind und Patienten Standard-Therapien durchlaufen. Vermutlich aber sehen Situation und Alltag ganz anders aus. Was sind da größten Herausforderungen?

Da haben Sie Recht, Frau Herbrand. Die Rehabilitanden bekommen bei uns individuelle Behandlungspläne, die im Laufe des Aufenthalts an den Gesundheitszustand anpasst werden. Beispielsweise müssen kurzfristig zusätzliche Anwendungen eingeplant oder abgesetzt werden. Dazu kommt, dass Rehabilitanden auch mal früher oder später als geplant anreisen – das alles hat Einfluss auf unsere tägliche Arbeit.

Oft in Vergessenheit gerät, dass die Therapieplanung auch an die Dienstpläne aller Therapeuten, Ärzte und den Sozialdienst gekoppelt ist. Wer plant die Urlaube und berücksichtigt Krankheitstage? Wer kümmert sich um den Abbau angefallener Überstunden, wer plant Besprechungen ein? Auch hier ist die Therapieplanung der zentrale Ansprechpartner.

Wie kriegen Sie es auch bei kurzfristigen Personalengpässen hin, für ihre Patienten eine gute Therapie zu organisieren? Stichworte: Ausfallmanagement, Notfallplan? Die aktuelle Corona-Lage verschärft diese Frage vermutlich noch.

Kurzfristige, krankheitsbedingte Ausfälle von Therapeuten erfordern schnelle Umplanungen. So müssen beispielsweise Gruppen zusammengelegt oder Therapeuten anders eingesetzt werden. Auch die Information aller Betroffenen kostet Zeit. Gutes Ausfallmanagement ist neben etablierten Notfallplänen essentiell für eine gleichbleibend gute Versorgung der Rehabilitanden. Die Corona-Pandemie wirkt da wie ein Verstärker. Wir haben kurzfristig gravierende Personalausfälle erlebt. Dazu kommt, dass wir mit ganz neuen Restriktionen zu kämpfen haben; Abstandsregeln erzwingen kleinere Gruppen. Nicht zu vergessen, der Zeitbedarf für Testungen. All das sollte eigentlich in den Stammdaten des IT-Systems hinterlegt sein; da kommt man manchmal aber kaum hinterher (und behilft sich schon mal mit extra Listen). Unterm Strich aber haben wir es über die Zeit gut hingekriegt.

Eine handwerklich solide Therapieplanung ist die eine Seite. Ihre Wirkung entfaltet sie aber nur dann, wenn alle Beteiligten rechtzeitig Bescheid wissen. Ist da eine schnelle, zielgerichtete Kommunikation nicht genau so wichtig?

Eine Planung, die keiner kennt nutzt nichts, das stimmt. Besonders kritisch ist das in Situationen, in denen wir kurzfristig auf Ausfälle oder Störungen reagieren müssen. Je schneller die betroffenen Therapeuten und Rehabilitanden wissen was sich ändert, desto besser. Da sind Infos über Smartphone Apps oder digitale Anzeigetafeln sehr hilfreich. Aber auch ohne besondere Vorkommnisse ist eine verlässliche und schnelle Kommunikation essentiell, wie sie beispielsweise digitale Verordnungen in der Patientenaufnahme oder digitale Patientenpläne leisten können. Dazu benötigt es allerdings auch die Bereitschaft aller Mitarbeiter. Schließlich haben herkömmliche Verfahren auch ihre (gewohnten) Vorteile. Und den unmittelbar größten Nutzen der digitalen Lösung erleben in diesem Fall ja eher die Planer.

Wenn Sie einen kleinen Zeitsprung in die Zukunft machen, haben wir morgen die vollautomatische Therapieplanung, die jedem Therapierenden und Patienten sagt, was sie oder er wann zu tun hat? Oder wie ist Ihre Vorstellung von einem erstrebenswerten Morgen?

Therapieplanung auf Knopfdruck, das wäre natürlich ein Ideal – auch wenn es, meiner Meinung nach, auch dann noch die empathische Planerin bräuchte, welche die individuellen Bedürfnisse von Rehabilitanden sieht und die Zeit dazu hat. Mein Bild der Zukunft setzt bei recht praktischen Problemen an: Erstrebenswert wäre eine zentrale Planung aller Termine und Räume, um Konflikte und zeitintensive Abstimmungen zu vermeiden sowie die nahtlose Integration des Patientenmanagements. Das Zweite ist die einfache, schnelle, möglichst digitale Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Dann noch die leidigen Stammdaten im IT-System, die müssen einfach immer aktuell sein, beispielsweise die Qualifikationsmatrix für die Therapeuten. Ohne vollständige und aktuelle Stammdatenpflege ist eine automatische Planung nicht ansatzweise möglich. Zum Beispiel, wenn nicht mal klar hinterlegt ist, wie viele Anwendungen ein Patient je Woche oder Aufenthalt bekommen soll. Und – auch morgen geht es nicht ohne fundierte Therapie- und Raumkonzepte.

Herzlichen Dank für das Gespräch, Frau Petz.

 

Gesprächspartner:

Tabea Petz – hat einen Abschluss als Bachelor of Arts Bewegung und Ernährung (Sporttherapie) und ist Bereichsleiterin Therapieplanung in der Rehaklinik Bad Boll.

Silke Herbrand – ist studierte Diplom-Betriebswirtin (FH) und als Beraterin bei ConRaTa tätig.