Es läuft nicht gut. Mitarbeiter fühlen sich überfordert, zumindest in Stoßzeiten, oder sie sind unzufrieden. Auf Patienten und deren Gesundungsprozess färbt das leider ebenfalls ab.Ideen, wie es besser und effektiver gehen könnte, gibt es. Allerdings keine Einigkeit zwischen den Berufsgruppen. Organisationsentwicklung im Krankenhaus tut not.

Situation – Warum passiert da eigentlich nichts?

Vermutlich kennen sie solche Situationen auch aus ihrem Klinikalltag. Aus der Notaufnahme, im Stationsdienst oder aus dem OP-Bereich. Aber, was tun? Der klassische Weg ist, ein Projekt aufzusetzen, eine Ist-Aufnahme zu starten und am Ende ein Konzept auf Papier zu haben. Umgesetzt ist damit noch nichts – und allzu häufig bleibt der Prozess des Werbens, Überzeugens, Entscheidens oder Tuns auf halbem Weg stecken. Danach ist mancher mehr frustriert als zuvor.

Geht es anders und wirkungsvoller? Wie gelingt es, das eigene Arbeitsumfeld innerlich offener, quasi aus der Beobachterrolle, zu betrachten und in seinen Wirkmechanismen besser zu verstehen? Um aus diesem Verständnis dann gemeinsam zu neuen Lösungen zu finden.

Zwischenschritt – Erst mal raus aus der Situation.

Spielerisch geht vieles besser, das weiß eigentlich jedes Kind. Für professionelle Fach- und Führungskräfte gilt das genauso (nur das weiß vielleicht doch nicht jeder). Aber, wie funktioniert das praktisch? Dazu eignen sich generische Simulationsspiele. Solche Unternehmensplanspiele oder Prozesssimulationen sind zumeist aus der Wirtschaft bekannt. Es gibt beispielsweise strategische Planspiele, betriebswirtschaftlich orientierte Unternehmensspiele sowie System- oder Prozesssimulationen. Ein gutes Beispiel dafür ist das „Beer Game“. Hier geht es um die Steuerung einer Lieferkette von der Brauerei bis zum Endkunden, also um Aufträge, Produktion, Vorräte und Lieferungen. Spannend dabei ist die hohe Dynamik. Schon eine kleine Änderung oder Störung kann den Prozess völlig außer Tritt bringen. Für den Klinikbereich gibt es solche Simulationsspiele ebenfalls, beispielsweise „Friday Night at der Emergency Room“.

Simulationsspiel „Friday Night at the Emergency Room“

Dieses professionelle Spiel stammt aus den USA. Es kann für kleine bis sehr große Gruppen eingesetzt werden. Gespielt wird es in Vierer-Teams, die je einen 24-Stunden Tag in der Klinik simulieren. Kern dabei ist die Bewegung von Patienten durch verschiedene Funktionsbereiche der Klinik. Das geht nicht ohne Konflikte. Personal und Zeit sind knapp, Qualitäts- und Kostenziele müssen beachtet werden. Es werden Aufgaben erledigt, Kapazitäten verwaltet und Entscheidungen getroffen; Energie beansprucht auch die Abstimmung untereinander. Klar, dass da Dynamik aufkommt. Déjà-vus mit eigenen Alltagserfahrungen bleiben nicht aus. Dennoch, viel Spaß macht der spielerische Wettbewerb den Beteiligten in der Regel auch.

Was man dabei lernen kann ist, dass ein Verständnis des Gesamtsystems extrem hilft, über neue Lösungen ins Gespräch zu kommen. Es eignet sich zur Organisationsentwicklung im Krankenhaus, zur Team-Entwicklung oder als Vorbereitung auf ein klinikspezifisches Optimierungsprojekt.

Spezifische Planspiele zur Organisationsentwicklung im Krankenhaus

Manchmal braucht man mehr. Es gibt eine konkrete, drängende Problemsituation, beispielsweise in der Organisation des OP-Betriebs, die nachhaltig verbessert werden soll. Am besten unter Mitwirkung aller beteiligten Gruppen: Ärzteschaft, Pflege, Funktionsdienste, Verwaltung – und Patienten. Das ist nicht ganz einfach. Eine erprobte Methode ist die Simulation in einem spezifisch dafür entwickelten Modell eines Klinikbereichs oder komplexen Ablaufs. Hier ist es sinnvoll, nicht einfach das Ist abzubilden, sondern ein oder mehrere Szenarien, die sich flexibel variieren lassen.

Erkenntnisse, was denn die beste Lösung sein könnte, entstehen dabei in zwei Phasen: In der gemeinsamen Entwicklung des spezifischen Krankenhausplanspiels und im tatsächlichen Durchspielen mit den Beteiligten. Die Hürde bei der Entwicklung ist nämlich, dass die Beteiligten ihre Realität im Spielaufbau wiedererkennen können (Aha-Erlebnisse). Gleichzeitig soll das Ganze als Spiel flüssig funktionieren. Das klappt nur, wenn die Wirklichkeit (als System) in ihrer Komplexität verstanden wurde und die reduzierte Simulationswelt alle wesentlichen Elemente und Störgrößen abbildet – aber auch nicht mehr. Etwas Erfahrung und methodisches Können braucht es dazu schon. Ganz nebenbei ist so eine realitätsnahe Planspielsimulation ein exzellenter Praxistest.

Was ist der Vorteil spielerischer Lösungsfindung?

Ein Spiel eröffnet neue Möglichkeiten. Oder wie es mein Beraterkollege, Eric Treske, von intrestik sagen würde: “Alles was ich mir vorstellen kann, ist möglich – frei nach Pablo Picasso Everything you can imagine is real”. Eine Simulation im Planspiel ermöglicht eine geschmeidigere Umsetzung der Erkenntnisse in den Alltag. Der „proof of the pudding“ dabei ist, dass am Ende tatsächlich eine nachhaltige Veränderung von Prozessen, Organisation und Handlungsabläufen gelingt – die von den Mitarbeitenden als Fortschritt gegenüber vorher erlebt wird. Messbar wird das qualitativ, beispielsweise in der Zufriedenheit von Mitarbeitern und Patienten, aber auch quantitativ, durch Zeit- oder Kostenvorteile.

Die Erfolgs-Chance dieser Art von Lösungsentwicklung ist in vielen von hoher Dynamik und unterschiedlichen Akteuren geprägten Situationen deutlich höher als über eine klassisch- theoretische Konzeptentwicklung. Der Aufwand bis das Konzept steht mag etwas höher ausfallen. Er wird jedoch durch viel geringere Widerstände in der Umsetzung überkompensiert.

Freude am Ausprobieren statt Widerstand in der Umsetzung

Der Trick dabei ist das gemeinsame Lernen aller Beteiligten. Besonders die Möglichkeit, in der Interaktion mit anderen, Einfluss auf den Zielzustand zu nehmen. Anders als im Alltag, sieht und erlebt jeder der Beteiligten das ganze System im Raum und im Zeitraffer, nicht nur in seiner eigenen Rolle. In der gemeinsamen Reflektion des Erlebten entstehen neue Erkenntnisse und Ideen. Statt Widerstand gegen neue Lösungen also spielerisches Erproben und Erleben. Organisationsentwicklung und Change Management im Team.

Fazit: Spiele sind nicht nur für Kinder da, sondern auch für berufliche Voll-Profis!


Autor: Reinald Wolff

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