Fragen führt zu Lösungen. Was ist die Ausgangsfrage? Wo liegt eigentlich das dringendste Problem oder der limitierende Engpass – im internen System oder in der übergreifenden Versorgungskette?

Angemessenes Vorgehen führt zur Realisierung

Die akribischste Analyse und die beste Idee taugen nichts, wenn nichts umgesetzt wird. Dazu braucht es das richtige Vorgehen, Zeit für Kommunikation – und vor allem Menschen, die engagiert mitmachen.

Fünf Schritte zum Erfolg:

  1. Problemsicht schärfen
  2. Kontrakt zwischen Beteiligten vereinbaren
  3. Zielzustand erarbeiten
  4. Lösungen finden und realisieren
  5. Stabilisieren und verbessern

Selbst wenn in kleineren Projektvorhaben nicht jeder dieser Schritte eine eigene Phase markiert, es lohnt sich diesen Zyklus bewusst zu durchlaufen. In Anlehnung an den PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act), auf den dieses Vorgehen aufbaut, bietet sich in der Prozessoptimierung eine zyklische Wiederholung an. Bei Strategie- oder Strukturthemen dagegen bleibt es eher beim einmaligen Durchlauf. Was steckt nun hinter diesen fünf Punkten?

  1. Problemsicht schärfen

    Das wirklich akute Problem versteckt sich häufig hinter einer Vielzahl von Symptomen, bei denen nicht recht klar ist, was Ursache ist und was Wirkung. Zusammenhänge aufdecken und die entscheidenden Einflussfaktoren erkennen, braucht Hinschauen und Messen, Intuition und Methodik – und etwas Zeit. Es lohnt sich, sich diese Zeit zu nehmen. Denn je klarer das Problem, desto einfacher finden sich gute Lösungen.

  2. Kontrakt zwischen Beteiligten vereinbaren

    Verändern tut weh. Ebenso die Einsicht, dass die guten Lösungen von gestern oder die eigenen eingefahrenen Routinen Hemmschuh für die Überwindung des gern beklagten Status Quo sind. Wer Teil des Problems ist, kann es aber meist auch besonders gut lösen. Sie oder er muss nur wollen. Bei aller Klarheit von Problemen, es braucht die verbindliche Vereinbarung unter den beteiligten Akteuren, dass und wie die Dinge gelöst werden sollen. (Sonst nutzt auch ein externer Berater wenig.)

  3. Zielzustand erarbeiten

    Wie erledigen wir unsere Aufgaben in 6 Monaten, wie erleben das unsere Patienten, wie geht es uns dann? Statt an vorhanden Abläufen „herumzudoktern“, machen wir einen Zeitsprung in die Zukunft und beschreiben, wie wir in unserer Alltagswelt arbeiten, wenn das erkannte Problem gelöst ist. Das tun wir so genau wie möglich. Erst mit diesem Zukunftsbild vor Augen kümmern wir uns um die Frage, wie wir da hinkommen. Bei der Zielklärung strategischer Fragen funktioniert das analog.

  4. Lösungen finden und realisieren

    Machbare Lösungen zu finden klappt vielleicht nicht auf Anhieb; wir müssen Umwege gehen oder es dauert … Macht alles nichts, solange wir uns Schritt für Schritt dem Zielzustand nähern. Wichtig dabei, jeweils genau hinschauen und messen, was sich positiv (oder negativ) verändert hat – und aus dieser Erkenntnis den nächsten Realisierungsschritt planen und umsetzen. Keine Perfektion beim nächsten Verbesserungsschritt anstreben.

  5. Stabilisieren und Verbessern

    Stabilisierungsphasen, in denen sich die Dinge einspielen können, sind wichtig. Es geht immer noch etwas runder oder besser. Und selbst das Bemühen, den einmal erreichten guten Stand zu halten, erfordert tägliche Anstrengung und konsequentes Handeln. Dazu braucht es beispielsweise einen organisatorischen Rahmen, Spielregeln in der Zusammenarbeit oder regelmäßige Schulungen (nicht nur der neuen Führungskräfte und Mitarbeiter).