Sie haben längst angefangen. In der Verwaltung vielleicht, mit der Digitalisierung von Rechnungen. Eine elektronische Patientenakte (EPA oder EFA) ist in Grundzügen ebenfalls vorhanden. Ärzte nutzen erste Apps, um die Qualität der Behandlung zu verbessern. Ihre IT hat enorm dazugelernt, was die Sicherheit im Netz angeht. Die Frage ist aber, hat sich auch die Art, wie sie arbeiten oder Probleme angehen in den letzten zwei, drei Jahren spürbar verändert? Am Beispiel des Einsatzes von Robotic Process Automation (RPA) im Krankenhaus lässt sich illustrieren, worum es geht. Aber eins nach dem anderen:

Vom großen Bild zum konkreten Schritt – oder umgekehrt.

Wo sie anfangen ist nicht so entscheidend. Wo sie hinwollen, dagegen schon. Das können sie bei einer sonntäglichen Wanderung erleben. Auf kürzestem Weg schaffen es nur die Fittesten; für manche zieht sich der Weg dagegen länger, ist dafür aber weniger beschwerlich. Beiden hilft eine gute Orientierung, sonst gelangen sie womöglich nicht zum Ziel.

Orientierung durch klares Zielbild. Zunächst genügt die Richtung. „Patient Journey“ ist so eine. Also alles, was ein Patient auf seinem Weg vom ersten Arzt- oder Notruf-Kontakt, sektorenübergreifend, bis zu seiner hoffentlichen Rekonvaleszenz und Gesundung, erfährt oder erlebt. Eine andere wäre „Mehr Zeit für Patienten – weniger Aufwand für Dokumentation“, bei gleicher oder höherer Qualität der Dokumentation. „Höhere Patientensicherheit und Behandlungsqualität“ ist eine weitere Orientierungslinie. Ohne solche durchgehenden, strategische Leitmotive besteht die Gefahr, Insellösungen zu schaffen, die am Ende wenig bringen.

Dennoch sind Insellösungen manchmal ein guter Anfang. Sie können mit einem Pilotvorhaben und dem Testen einer neuen Digitalisierungsidee beginnen. IT Technik ist dabei „enabler“, nicht mehr, nicht weniger.

Komplexe Dokumentation – Beispiel QS-Fragebogen.

Dokumentation ist notwendig, aber ziemlich lästig, wenn sie vorwiegend manuell erfolgt. Das gilt auch für das Ausfüllen von Erhebungsbögen. Ein Beispiel dafür ist die „QS Schlaganfall 80/1“ des QiG (Qualitätssicherung im Gesundheitswesen Baden-Württemberg), mit dem Akutkrankenhäuser in der Schlaganfallversorgung seit 2004 wichtige Behandlungsdaten für jeden Akut-Patienten dokumentieren. Dahinter verbergen sich etwa 80 Fragen. Erhoben werden u.a. Zeitdaten, Anamnesedaten, diagnostische und therapeutische Informationen, qualitative Einschätzungen von Ärzten und Pflege sowie die weitere Behandlung. Der Bogen wird entweder von den Behandlern entlang dem Behandlungsverlauf direkt ausgefüllt oder nachträglich aus den in KIS, weiteren IT Systemen und Patientenakte festgehaltenen Daten oder Texten. Dabei reicht es vielfach nicht, Informationen einfach direkt zu übernehmen; manchmal ist Kombination oder Interpretation vonnöten. Die Krux ist, dass viele Daten gar nicht digital vorliegen, sondern erst mühsam ermittelt werden müssen. Der manuelle Aufwand vaiiert, kann aber beträchlich sein, vor allem dann, wenn Information fehlt oder unklar ist.

Bild: Digitalisierung in der Klinik – Beispiel QS-Fragebogen mittels RPA ausfüllen (schematisch)

Weniger Dokumentationsaufwand durch Robotic Process Automation (RPA) im Krankenhaus.

Hier kann RPA unterstützen. RPA arbeitet regelbasiert, daher sind das Einsatzgebiet strukturierte Prozesse, die immer wiederkehrenden Regeln und klaren Handlungsanweisungen folgen. Sie ahmen Routineaufgaben nach, die sich häufig wiederholen. Wie ein menschlicher Akteur lässt RPA die händischen Tätigkeiten der Beschäftigten am PC automatisiert ablaufen – Daten eingeben, kopieren, berechnen, plausibilisieren, kombinieren, prüfen, umwandeln, speichern, Abläufe je nach Fall und vorliegender Bedingung in unterschiedlichen Pfaden durchlaufen und vieles mehr. Nicht standardisierbare Aufgaben bleiben den Beschäftigten der Klinik vorbehalten. Einmal festgelegte Prozessabläufe können aber jederzeit und flexibel an sich schnell ändernde Vorgaben oder Bedürfnisse angepasst werden. Ein wesentlicher Vorteil von RPA ist dabei, dass IT-Systeme, auf die im Prozessablauf zugegriffen wird, nicht angepasst werden müssen. Teure IT-Schnittstellen zu den verwendeten IT-Systemen braucht es also nicht.

Umweg zum Ziel?

Auf den ersten Blick ist es eine sehr gute Sache, durch den Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) im Krankenhaus Dokumentationsaufwand zu sparen. Es stellt sich aber die Frage: Geht das nicht noch einfacher oder direkter? Dreimal Ja.

  • Der verantwortliche Arzt macht es selber. Ist auf jeden Fall direkter, kommt jedoch auch nicht ohne Rückgriffe auf KIS und andere Systeme aus.
  • Die Krankenhaus-Systeme bilden alle Informationen immer so wie gefordert ab. Es genügt eine IT Routine – oder doch ein RPA-Mechanismus – um den QS-Bogen korrekt zu befüllen. Wäre natürlich ideal, aber zunächst müssen diese Informationen so ins System, wie sie augelesen werden sollen. Das führt zum dritten und wirklichkeitsnächsten Ja:
  • RPA kann schrittweise immer umfassender genutzt werden. Dazu sind aber Veränderungen in den Abläufen und im Verhalten der Beteiligten erforderlich. Beispielsweise der Einsatz von ankreuzbaren Auswahlfeldern im Arztbrief statt individuellen Formulierungen (in mehr oder weniger präzisem Deutsch). Also, auch digitale Lösungen brauchen einen Lernprozess im Analogen.

Das Analoge im Digitalen – ohne geht es nicht.

Eine wichtige Erkenntnis ist genau das: Digitalisierung braucht Veränderung in der realen, analogen Welt, wenn sie funktionieren soll. Beispielsweise: vom Problem her neu denken, Funktionsgrenzen überwinden, Erfahrungswissen in regelbasierte Verfahren übersetzen (soweit möglich), Standardisierung von Prozessen, neue Spielregeln der Zusammenarbeit entwickeln, geplante digitale Klinik-Abläufe einfach auch mal analog durchspielen – personelle und organisatorische Rahmenbedingungen schaffen.


Autor: Reinald Wolff – in Zusammenarbeit mit Prof. Dr. Friedrich Augenstein, CONMETHOS GmbH

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